Подготовка должностных инструкций

Назначение

Определение сути термина дано в Письме Роструда №4412-б от 31.10.2007 г., согласно ему в должностной инструкции:

• содержится описание трудовой функции сотрудника;
• перечислены все обязанности;
• указаны пределы материальной и административной ответственности;
• обозначена обязательная квалификация в рамках данной должности.

Точная формулировка содержится в ст. 57 ТК РФ. Под функциями работника понимают исполнение должностных обязанностей, как они описаны в утверждённом штатном расписании, сообразно избранной специальности, подтверждённой квалификации и соответствующей документам об образовании профессии. В инструкции обязательно указывают вид (наименование) и описание работы каждого конкретного сотрудника.

Для целого ряда должностей опубликованы квалификационные справочники. Их специально разработали для различных производственных отраслей. Сделано это для того, чтобы унифицировать должности и существующие профессии, описать порядок выполнения работ, а также распределить и закрепить обязанности за персоналом компаний. Пример такого справочного издания — Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Содержащиеся в нем характеристики должностей утверждены Постановлением Минтруда РФ №37 от 21.08.1998 г. Если следовать логике справочника, при создании индивидуальной характеристики следует включать в должностную инструкцию следующие разделы:

1. Обязанности. Перечисляют все функции, порученные сотруднику на данной должности.
2. Перечень знаний, требующихся конкретному работнику для успешного выполнения должностных обязанностей, включая законодательные, нормативные и отраслевые акты, инструкции и т.д.
3. Квалификация сотрудника. Уровень подготовки определяют по Закону РФ «Об образовании», а требования к нему соответствуют должности, согласно отраслевому справочнику.

Преимущества

Если на предприятии все принятые на работу сотрудники имеют правильно оформленные должностные инструкции, работодатель получает целый ряд ценных преимуществ:

1. Не составляет труда провести очередную переаттестацию персонала, удостоверившись в соответствии работников занимаемым вакансиям.
2. Если в ходе трудового спора работник пожелает обратиться в суд, то работодатель будет иметь твердое доказательство законности наложения того или иного взыскания за обнаруженное нарушение.
3. Можно предотвратить выполнение различными работниками одних и тех функций внутри предприятия, когда этого не требуется, т.е. каждый выполняет только необходимый круг обязанностей.
4. Все штатные единицы четко понимают свои обязанности, и способны самостоятельно рационально планировать каждый свой трудовой день.

Формулировка содержания каждого из разделов инструкций – прерогатива руководителя, в качестве подспорья можно использовать информацию из отраслевых справочников. Желательно составить отдельную инструкцию по каждой из предусмотренных штатом предприятия должностей. Некоторые ведомственные нормативные акты требуют этого в обязательном порядке.

Как составить должностную инструкцию?

Прежде чем приступить к формулировке, необходимо изучить устав компании, где содержится описание функций и задач юридического лица, а также приведены точные требования к каждой штатной должности. В уставе приведены и нормативные значения трудозатрат по каждой категории выполняемых работ.

Когда наступает время распределить между сотрудниками их обязанности, важно помнить о целесообразности и экономической эффективности. Никто не должен дублировать функции, а операции на пути к конечному продукту должны выполняться последовательно. Чем сложнее операция, тем выше требования к квалификации выполняющего её сотрудника. Для успешного исполнения своей задачи работник получает определённые права и обязанности.

В составе типовой должностной инструкции имеются следующие стандартные разделы:

1. Общие сведения.
2. Перечень задач.
3. Права работника.
4. Ответственность персонала.
5. Список требований к сотруднику.

Если не уделить должного внимания разработке каждой отдельно взятой должностной инструкции, в будущем это будет иметь для компании самые негативные последствия. Руководитель будет вынужден тратить массу времени только на организацию работы в каждом из отделов предприятия. Инструкция – эффективный организационный метод, но и ее необходимо время от времени обновлять, уточнять в соответствии с меняющимися экономическими реалиями и трудовым законодательством.

В свою законную силу инструкция вступает в день, когда была утверждена руководителем. Её действие завершается после замены новой, разработанной и утверждённой в порядке, принятом в компании. Все положения документа обязательны для той штатной единицы, к которой он адресован. Выполнять их сотрудник обязан сразу после ознакомления, что оформляется соответствующей подписью. Момент прекращения действия инструкции для сотрудника – перевод приказом на новую должность либо увольнение.

Как внести изменения?

Кадровые службы при необходимости внесения поправки в должностные инструкции обязаны руководствоваться Письмом Минтруда №4412-б. Исходя из этого, работник вправе получить заблаговременное письменное уведомление, если правки касаются существенных положений его трудового договора. Для таких изменений потребуется получить его письменное согласие. В остальных случаях кадровая служба вносит правки в должностные инструкции, письменно уведомляя об этом персонал, но не получая на это письменных согласий.

Как заказать должностные инструкции для сотрудников предприятия?

Наша компания — ведущий эксперт в сфере трудового законодательства. Наши специалисты оказывают широкий спектр услуг, связанный с решением трудовых споров. У нас вы можете заказать должностные инструкции, которые будут подготовлены в самые сжатые сроки и в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ и отраслевыми нормами.